Informations CFA : les critères de prise en charge financière et modalités de facturation des contrats d’apprentissage
CFA : retrouvez ici les critères de prise en charge financière et modalités de facturation des contrats d’apprentissage conclus à partir du 1er janvier 2020.
Critères de prise en charge des contrats
- Niveaux de prise en charge (NPEC) par certification proposés par la branche et validés par France compétences (référentiel sur le site de France compétences).
- Majoration pour un apprenti reconnu travailleur handicapé pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2021 : dans la limite de 4 000 €.
- Majoration de 10 % en cas de convention de réduction de durée pour les contrats de moins d’un an, dans la limite du NPEC annuel.
FOCUS SUR LES GUIDES POUR METTRE EN OEUVRE ET FINANCER L’ALTERNANCE
Précis de l’Apprentissage
Le ministère de Travail met à disposition des acteurs de l’apprentissage un document de référence portant sur contrat d’apprentissage, le nouveau modèle des CFA et le financement de l’apprentissage.
Aides aux contrats en alternance : guide pratique à destination des employeurs et des organismes de formation
Un guide pour faciliter l’identification et l’obtention des aides d’Etat aux contrats en alternance, et éviter aux entreprises des erreurs de saisie lors de la rédaction du contrat ou de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
FRAIS ANNEXES 2023
NATURE DES FRAIS |
NÉGOCE |
BÂTIMENT |
TRAVAUX PUBLICS |
| Frais d’hébergement | 6 € forfaitaires / nuitée | ||
| Frais de restauration | 3 € forfaitaires / repas | ||
| Frais de 1er équipement pédagogique : montant plafond pour la 1ère année du contrat | 500 € tous niveaux | 500 € jusqu’au niveau 5 | 500 € jusqu’au niveau 5 |
| Frais liés à la mobilité internationale des apprentis : montant identique pour tous les CFA sous réserve que la mobilité à l’étranger soit contenue dans le programme de formation |
Forfait obligatoire de 500 € + prise en charge plafonnée à 1 180 € pour :
Les frais de voyage : 1 aller / retour en classe économique
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| Frais annexes générés par la mobilité des apprentis vers la métropole |
Forfait de 1 680 €
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| Frais annexes générés par la mobilité des apprentis vers d’autres collectivités d’outre-mer | |||
Seuls les frais annexes financés par le centre de formation peuvent faire l’objet d’une prise en charge financière. Tous les frais annexes doivent figurer au préalable dans la convention de formation.
- Concernant les repas et nuitées, les CFA doivent indiquer le nombre et le montant global prévisionnels.
- Concernant les frais de 1er équipement pédagogique, une seule facture sera admise par contrat.
- La définition du 1er équipement s’appuie sur le Précis du Ministère du Travail : Précis de l’Apprentissage : page 53 et annexe n°7 page 84.
- Concernant les frais de mobilité, l’engagement se fera par Constructys région à réception, en sus de la convention de formation, de la convention spécifique signée notamment avec l’employeur. Un nouvel accord de prise en charge sera adressé par les services de Constructys qui permettra au CFA de facturer ces frais.
Modalités de facturation
LA FACTURE
L’apprentissage n’est pas soumis à TVA, en conséquence, tous les types de frais doivent être facturés nets de taxes. La facture établie sur papier en-tête de l’organisme gestionnaire et mentionnant son numéro de SIRET doit comporter les informations suivantes :
- date et numéro de facture,
- numéro de dossier de Constructys,
- le nom, le prénom de l’apprenti,
- la raison sociale de l’entreprise,
- la période facturée du …… au ……,
- type de frais > NPEC : indiquer le numéro de l’échéance et le montant conformément à l’accord de financement > Repas et nuitées : nombre réel x forfait > Premier équipement > Mobilité.
Les pièces obligatoires à fournir : le certificat de réalisation ou la mention apposée sur la facture stipulant que l’apprenti est toujours en formation sur l’échéance facturée.
2 types de transmission possibles à Constructys
- Hors API
- Via l’API (pour les CFA accrochés)
Hors transmission via l’API
Les factures doivent être adressées sur la boite mail facture.apprentissage@constructys.fr Merci de ne pas doublonner avec des envois papier ou sur d’autres adresses mails. En cas de relance, le CFA précisera la date du 1er envoi de la facture ou transférera le mail d’origine avec les factures.
Une facture peut regrouper si elle est détaillée :
- plusieurs échéances pour un même dossier en précisant les échéances et leur montant,
- plusieurs dossiers pour une même échéance avec un détail par numéro de dossier,
- les repas et les nuitées pour plusieurs dossiers,
- le premier équipement pour plusieurs dossiers,
- le premier équipement avec la première échéance pour un dossier.
Pour les factures multi-dossiers, il serait préférable de limiter à 15 dossiers. Toute anomalie sur un dossier bloque la facture complète.
BON À SAVOIR
Facturation des frais de 1er équipement pédagogique
Une seule facture sera admise par contrat. Elle doit correspondre au montant réel supporté par le CFA dans la limite du montant des 500 euros.
Transmission via l’API (pour les CFA accrochés)
La facture est transmise par l’OG via l’API avec les pièces obligatoires.
L’OG peut facturer plusieurs échéances sur une facture unique. En revanche, pour Constructys, il n’est pas possible de déposer de factures multi apprenants via l’API.
CALENDRIER DE PAIEMENT
CONTRAT < 1 AN |
CONTRAT = OU > 1 AN
|
CONTRAT = OU > 1 AN
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RUPTURE ANTICIPÉE |
| Versement d’un montant annuel selon niveau de prise en charge | Versement dans les 30 jours à réception de la facture du CFA | ||
| 50% du NPEC dans les 30 jours à réception de la facture du CFA | 50% dans les 30 jours à réception de la facture du CFA > 25% avant la fin du 7ème mois > 25% au 10ème mois | 40% dans les 30 jours à réception de la facture du CFA > 30% avant la fin du 7ème mois > 30% au 10ème mois | Réalisé au prorata temporis de la durée du contrat d’apprentissage |
| Solde à la fin du contrat | Application du même rythme pour les années d’exécution du contrat d’apprentissage | ||
Les factures pour les frais annexes (repas / hébergement) font l’objet d’une facturation séparée. Elles peuvent être établies à terme échu sur un calendrier identique à celui des factures liées au niveau de prise en charge des contrats.
TRAITEMENT DES RUPTURES
Quand il y a rupture, l’entreprise ou le CFA envoie le formulaire renseigné à la Direction Régionale Constructys dont relève l’entreprise pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2020.
Il est impératif d’indiquer s’il y a poursuite de formation ou non. S’il y a poursuite de formation, merci de nous indiquer la date de fin de formation sur le formulaire de résiliation.
Le traitement de la rupture par Constructys donne lieu à un accord de financement rectificatif avec un nouvel échéancier de facturation. En conséquence, les CFA doivent envoyer la facture de solde des contrats d’apprentissage rompus après réception de ce nouvel accord.
En effet, nous rappelons que le Centre de Gestion ne met en paiement que les factures conformes à l’échéancier de facturation émis par Constructys. Dans le cas contraire, celles-ci sont retournées.
> Télécharger le formulaire de rupture d’un contrat d’apprentissage
Pièces à fournir
En tant qu’organisme de formation, dans le cadre du contrôle administratif et financier réalisé par l’administration, le CFA pourra être amené à justifier des demandes de financement des frais annexes auprès de l’administration (article L6361-1 et suivants).
Pour les niveaux de prise en charge (NPEC) :
- Facture d’avance intermédiaire pour les niveaux de prise en charge (NPEC) : une mention d’attestation de réalisation pour la période précédente « je soussigné, Nom Prénom, fonction, certifie que le(s) apprenti(s) dont le(s) contrat(s) est(sont) facturé(s) pour la période du xx au xx est(sont) toujours inscrits dans les effectifs apprentis en formation ».
- Facture pour le solde : accompagnée du certificat de réalisation.
À SAVOIR
CODE RNCP : Pour être éligible, la formation doit être inscrite au RNCP, valide et ouverte à l’apprentissage. Si tel n’est pas le cas, la demande d’enregistrement se fait auprès de France Compétences. Toutes les informations sur le site https://www.francecompetences.fr/
Frais annexes
Seuls les frais annexes réellement portés financièrement par le centre peuvent être facturés. Le centre de formation certifie exactes les informations portées sur la facture. Aucun autre justificatif ne sera transmis à l’OPCO. Le CFA devra toutefois conserver les justificatifs concernant les repas et nuitées consommés ainsi que les justificatifs d’achat de matériel pour le forfait de premier équipement et de dépenses dans le cadre de la mobilité.